Polityka prywatności

Niniejszy dokument dotyczy danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem strony www.ktwbis.pl

KTW BIS dba o ochronę danych osobowych oraz szanuje prywatność osób korzystających ze strony www.ktwbis.pl.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych osób korzystających ze strony www.ktwbis.pl jest Iwona Żmijewska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą KTW BIS Iwona Żmijewska z siedzibą w Bydgoszczy (85 – 738) przy ul. Szajnochy 3, zwana dalej Administratorem. Kontakt z Administratorem możliwy jest:

• Pod adresem e-mail: biuro@ktwbis.pl
• Osobiście w siedzibie administratora w godzinach funkcjonowania Hurtowni.

Państwa dane osobowe są przetwarzane zgodnie Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO / GDPR).

Dbając o ochronę Państwa danych osobowych dokładamy szczególnej staranności w celu ochrony Waszych interesów oraz praw i wolności,  w szczególności zapewniamy, że zbierane przez nas dane są:

• Zbierane dla konkretnych, określonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami.
• Przetwarzane zgodnie z prawem.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Cel 1: Udzielenie odpowiedzi na zapytanie o produkt zadane za pośrednictwem formularza kontaktowego.

Podstawą prawną takiego przetwarzania jest: podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy w myśl zasady, że przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem jeżeli jest niezbędne w celu realizacji umowy bądź przed jej zawarciem.

Podmiot biorący udział w przetwarzaniu danych: dostawca usługi hostingu: ………………….. oraz wsparcia funkcjonowania Hurtowni Online tj.: Special Space Sp. z o.o.

 

Cel 2: Utrzymywanie Panelu Klienta oraz obsługa i realizacja zamówień dokonanych za pośrednictwem Hurtowni Online.

Podstawą prawną takiego przetwarzania jest przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.

Podmiot biorący udział w przetwarzaniu danych: dostawca usługi hostingu: …………………… oraz wsparcia funkcjonowania Hurtowni Online tj.: Special Space Sp. z o.o.

Cel 3: Udokumentowanie transakcji handlowych oraz wystawianie faktury VAT

Podstawą prawną takiego przetwarzania jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Podmiot biorący udział w przetwarzaniu danych: podmiot świadczący usługi księgowe dla administratora tj.: Biuro rachunkowe Kurdynowski w zakresie usługi księgowej dla Administratora,

dostawca usługi hostingu: ………………………….. oraz wsparcia funkcjonowania Hurtowni Online tj: Special Space Sp. z o.o.

Cel 4: Ustalenie, obrona i dochodzenie ewentualnych roszczeń

Podstawą prawną takiego przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora.

Kategorie danych jakie zbieramy za pośrednictwem strony

W zakresie korzystania ze strony www.ktwbis.pl przez Użytkownika przechowujemy zapytania http kierowane do serwera. Przeglądane zasoby są identyfikowane poprzez adresy URL i dotyczą:

• Publicznego adresu IP urządzenia końcowego, z którego nadeszło zapytanie;
• Nazwy stacji Użytkownika – identyfikacja jeśli jest możliwa realizowana jest przez protokół http;
• Nazwy Użytkownika podawana podczas autoryzacji;
• Czasu nadejścia zapytania;
• Pierwszego wiersza żądania http;
• Kodu odpowiedzi http;
• Liczby wysyłanych przez serwer danych;
• Informacja o przeglądarce;
• Informacje o błędach jakie wystąpiły przy realizacji transakcji http.

Powyższe dane nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi stronę www.ktwbis.pl

Serwis zbiera automatycznie tylko i wyłącznie informacje zawarte w plikach cookie. Gromadzone dane są wykorzystywane do

• Zarządzania serwerem;
• Badania zagregowanego ruchu Użytkowników w ramach strony ktwbis.pl oraz w celach statystycznych w tym z wykorzystaniem narzędzi GoogleAnalitics oraz HotJar.

Kategorie danych osobowych przetwarzane w związku z założeniem Panelu Klienta i korzystaniem z Hurtowni Online:

• Imię i nazwisko;
• Adres e-mail;
• Numer telefonu;
• Adres dostarczenia zamówienia;
• Adres i nazwa firmy;
• NIP;
• Historia zamówień,
• Historia faktur.

Podanie tych danych jest dobrowolne lecz ich nie podanie skutkuje brakiem możliwości korzystania z Hurtowni Online.

Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Państwa dane będą profilowane na podstawie historii zakupów w celu możliwości przypisania do Państw konta punktów lojalnościowych.

Jak długo będziemy przetwarzać Państwa dane

Maksymalnie ograniczamy okres przechowywania Państwa danych osobowych w związku z korzystaniem z Formularza Kontaktowego, czyli przetwarzamy je tylko przez czas niezbędny do podjęcia decyzji o tym, czy dalszy kontakt jest wskazany jak również na czas potrzebny na usunięcie danych z kopii bezpieczeństwa.

Dane osobowe klientów w Hurtowni Online przetwarzane są przez 90 dni od momentu aktywacji Panelu Klienta. Dokonanie zamówienia za pośrednictwem Hurtowni Online każdorazowo wydłuża czas przetwarzania danych osobowych klienta o 90 dni. Brak dokonania zamówienia przez 90 dni od daty aktywacji konta lub daty ostatniego zamówienia skutkuje usunięciem danych osobowych klienta przetwarzanych w Hurtowni Online. Usunięcie danych klienta z systemu Hurtowni Online nie jest równoznaczne z usunięciem jego danych z zasobów informacyjnych Administratora.

Państwa dane osobowe przetwarzane w celu obsługi zapytania ofertowego będą przetwarzane przez okres trwania korespondencji po czym w zależności od rezultatów negocjacji albo zasilą naszą bazę danych klientów i będą przetwarzane w związku z realizacją umowy bądź zostaną usunięte jeżeli wystąpi brak możliwości nawiązania współpracy.

W sytuacji dla nas oczywistego i jednoznacznego zamknięcia korespondencji/ rozmów z Państwa strony dane będą niezwłocznie usunięte z roboczych baz systemu oraz usuwane z kopii bezpieczeństwa w terminie do 30 dni. W przypadku braku odpowiedzi i niejasnej sytuacji dane będą przechowywane przez okres do 6 miesięcy od daty ostatniego kontaktu z Państwa strony.

Państwa dane związane z zakupem towaru będą przetwarzane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym została wystawiona faktura.

Odbiorcy danych

Zapewniamy poprzez realizację procedury wyboru kontrahenta, że każdy podmiot biorący udział w przetwarzaniu Państwa danych osobowych posiada wdrożone odpowiednie środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ponoszonego ryzyka w związku z powierzonymi czynnościami.

Odbiorcami danych osobowych użytkowników strony www.ktwbis.pl i Hurtowni Online są firmy świadczące usługi wsparcia IT dla Administratora tj.: Special Space Sp. z o.o., ul. Kijowska 44 Bydgoszcz (85 – 703) oraz hostingodawca.

W przypadku dokonania zakupu w Hurtowni Online i wystawienia faktury sprzedażowej przez Administratora odbiorcą danych klientów jest firma świadcząca usługi księgowe dla Administratora tj.: Biuro Rachunkowe Kurdynowski, ul. T. Kościuszki 27 bud. C Bydgoszcz (85 – 079).

W przypadku wyboru sposobu dostawy za pośrednictwem firmy kurierskiej odbiorcą danych jest firma świadcząca usługi kurierskie dla Administratora tj. DPD Polska Sp. z o.o., ul. Mineralna 15, Warszawa (02-274)

W przypadku realizacji zamówienia bezpośrednio z magazynu producenta lub importera odbiorcą danych jest firma realizująca usługi logistyczne dla Administratora.

Zapewniamy, by każda osoba działająca z naszego upoważnienia i mająca dostęp do Państwa danych osobowych zachowywała je w poufności i przetwarzała je wyłącznie na nasze polecenie, chyba że inne wymagania wynikają z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.

 

Prawa osób, których dane dotyczą

• Prawo do żądania dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne, a także prawo do ich usunięcia, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
• Prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
• Prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa).

Jak dbamy o przetwarzane dane

Aby sprostać wymogom prawa opracowaliśmy i wdrożyliśmy szczegółowe procedury obejmujące takie zagadnienia, jak m.in.:

• Analiza ryzyka dla praw i wolności osób;
• Notyfikacja naruszeń;
• Retencja danych;
• Rejestr czynności przetwarzania danych;
• Realizacja praw osób, których dane dotyczą;
• Wybór kontrahenta.

Regularnie sprawdzamy i aktualizujemy naszą dokumentację, by móc wykazać spełnienie wymagań prawa zgodnie ze sformułowaną w RODO zasadą rozliczalności, ale też w trosce o interesy osób, których dane dotyczą staramy się inkorporować do niej zalecenia Urzędu Ochrony Danych Osobowych i Europejskiej Rady Ochrony Danych ( EDPB).

Rodzaje plików cookie i cele ich stosowania na stronie www.ktwbis.pl

Ciasteczka niezbędne do funkcjonowania strony umożliwiają korzystanie z podstawowych jej funkcji, takich jak nawigowanie na stronie i dostęp do obszarów zabezpieczonych strony internetowej bez konieczności logowania się na poszczególnych podstronach. Strona nie może prawidłowo funkcjonować bez tych ciasteczek.

Na stronie www.ktwbis.pl stosujemy następujące ciasteczko sesyjne:

1. connect.sid – ciasteczko przechowujące sesję użytkownika dzięki czemu platforma kojarzy danego użytkownika i zapamiętuje wykonywane przez niego akcje takie jak dodawanie produktów do koszyka, logowanie (brak konieczności logowania za każdym razem kiedy zmieniamy podstronę), przeglądanie produktów. Bez tego cookie platforma może nie działać tak jak powinna. Ciasteczko jest przechowywane w przeglądarce przez 30 dni. Podmiotem umieszczającym ten plik na urządzeniu użytkownika jest Administrator strony www.ktwbis.pl.

Ciasteczka marketingowe używane są w celu śledzenia zachowania użytkownika na stornie. Stosuje się je w celu wyświetlania reklam istotnych I interesujących dla danego użytkownika, przez co bardziej wartościowych dla wydawców I reklamodawców.

Na stronie www.ktwbis.pl stosujemy dwa rodzaje ciasteczek marketingowych:

1. HotJar
2. XXXX

Ciasteczka statystyczne, które pozwalają właścicielowi strony obserwować i zrozumieć jak osoby odwiedzające korzystają ze strony, poprzez zbieranie i raportowanie anonimowych informacji. 

Na stronie www.ktwbis.pl stosujemy następujące ciasteczka statystyczne:

1. __utm.gif, Podmiotem umieszczającym ten plik w pamięci urządzenia końcowego jest Administrator strony www.ktwbis.pl, jest to ciasteczko sesyjne, czyli usuwane z komputera Użytkownika po zamknięciu sesji przeglądania. To ciasteczko przechowuje szczegóły o przeglądarce i komputerze użytkownika strony. To ciasteczko używane jest przez aplikację Google Analytics.
2. __utma. Podmiotem umieszczającym ten plik w pamięci urządzenia końcowego jest Administrator strony www.ktwbis.pl, czas jego przechowywania na urządzeniu końcowym użytkownika to dwa lata. To ciasteczko zbiera informacje o tym ile razy użytkownik skorzystał ze strony, a także o dacie pierwszych i ostatnich odwiedzin. To ciasteczko używane jest przez aplikację Google Analytics.
3. __utmb. Podmiotem umieszczającym ten plik w pamięci urządzenia końcowego jest Administrator strony www.ktwbis.pl, czas jego przechowywania na urządzeniu końcowym użytkownika to jeden dzień. To ciasteczko rejestruje moment, w którym użytkownik uzyskuje dostęp do strony. To ciasteczko używane jest przez aplikację Google Analytics do obliczania czasu trwania wizyt na stronie.
4. __utmc. Podmiotem umieszczającym ten plik w pamięci urządzenia końcowego jest Administrator strony www.ktwbis.pl, jest to ciasteczko sesyjne, czyli usuwane z komputera Użytkownika po zamknięciu sesji przeglądania. To ciasteczko rejestruje moment, w którym użytkownik opuszcza stronę. To ciasteczko używane jest przez aplikację Google Analytics do obliczania czasu trwania wizyt na stronie.
5. __utmt. Podmiotem umieszczającym ten plik w pamięci urządzenia końcowego jest Administrator strony www.ktwbis.pl, czas jego przechowywania na urządzeniu końcowym użytkownika to jeden dzień. To ciasteczko służy do ograniczania prędkości wysyłania żądań do serwera
6. __utmz. Podmiotem umieszczającym ten plik w pamięci urządzenia końcowego jest Administrator strony www.ktwbis.pl, czas jego przechowywania na urządzeniu końcowym użytkownika to sześć miesięcy. Zbiera dane o tym skąd pochodzi użytkownik, jaka wyszukiwarka został użyta, jaki link został kliknięty i jakie były kryteria wyszukiwania. To ciasteczko wykorzystywane jest przez aplikację Google Analytics.

Administrator strony www.ktwbis.pl nie profiluje danych osobowych użytkowników strony i nie poddaje ich procesom zautomatyzowanego podejmowania decyzji. Jednak może to robić Google.

Administrator strony korzysta z narzędzia Google Analytics zapewnianego przez Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Podstawą prawną takiego działania jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na tworzeniu i analizie statystyk w celu optymalizacji funkcjonowania strony.

Google Analytics gromadzi informacje o korzystaniu ze strony w sposób automatyczny.

Administrator aktywował funkcję częściowej anonimizacji adresu IP, tj. adres IP użytkownika strony jest skracany przed przekazaniem poza Europejski Obszar Gospodarczy. Zanonimizowany adres IP przekazany przez przeglądarkę użytkownika w ramach Google Analytics co do zasady nie jest łączony z innymi danymi Google.

Z uwagi na to, że Google posiada siedzibę w USA i wykorzystuje infrastrukturę techniczną znajdującą się w USA, przystąpił on do programu EU-US-Privacy Shield w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych wymaganego przez przepisu europejskie. W ramach umowy pomiędzy USA, a Komisją Europejską ta ostatnia stwierdziła odpowiedni poziom ochrony danych w przypadku przedsiębiorstw posiadających certyfikat Privacy Shield.

Użytkownik może zapobiec rejestrowaniu zgromadzonych przez pliki cookies danych dotyczących korzystania ze strony www.ktwbis.pl przez Google, jak również przetwarzaniu tych danych przez Google, instalując wtyczkę do przeglądarki znajdującą się pod następującym adresem: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Szczegóły na temat przetwarzania danych w ramach Google Analytics, można znaleźć pod adresem: https://support.google.com/analytics/answer/6004245.